Mudahnya bekerja dengan Mail Merge

Seperti yang kita ketahui dalam dunia kerja sekarang ini banyaknya pekerjaan yang sering sekali kita rasakan ribet dan memakan banyak waktu dala gerjaannya padahal pekerjaan tersebut dapat dikerjakan dengan mudah asalkan kita merencanakan pekerjaan tersebut dengan perencanaan yang matang yang dapat dimulai dari perencanaan database pekerjaan kita tersebut. Sekarang Penulis akan membahas penggunaan mail merge dalam penerbitan surat dengan mail merge.

Ada banyak pengertian tentang mail merge dari berbagai sumber. Yang Penulis kutip antara lain :

  • Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .
  • Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .
  • Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .
  • Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .

(http://ayipdidit10.blogspot.co.id/2014/10/pengertian-dan-fungsi-mail-mar...)

Untuk membuat sebuah dokumen dengan mail merge ada dua dokumen yang harus kita persiapkan terlebih dahulu antara lain :

  1. Dokumen Master, dokumen master merupakan dokumen yang isinya sama secara konsep dan maksud untuk semua penerima.
  2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama, biodata dan alamat penerima dalam surat. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya

Sekarang penulis akan membahas penggunaan mail merge dalam pembuatan SK

Langkah-langkah yang diperlukan dalam pengerjaannya antara lain :

Siapkan data source SK di Excel seperti contoh dibawah

Buatkan konsep dokumen master surat yang akan kita buat masal

Pada mailings tab grub, klik start Mail Merge

Pada Start Mail Merge, Klik Step by Step Mail Merge Wizard…

Ikuti langkah berikut seperti gambar dibawah ini, Kemudian Klik Next : Starting Document.

Ikuti langkah berikut seperti gambar dibawah ini, Kemudian Klik Next : Select receptients.

Klik Browse…, Seperti gambar dibawah ini

Pilih database yang sudah kita simpan sebelumnya

Sekarang kita akan menempatkan data dari database sesuai dengan tempatnya

Setelah selesai memasukkan data, Klik Preview Results untuk melihat yang kita input

Setelah semua data sudah sesuai dengan yang kita inginkan klik Finish & Merge, Pilih Print Documents…

Print dokumen sesuai dengan halaman yang kita inginkan

Sekian pembahasan Penulis tentang mudahnya bekerja dengan mail merge .Semoga artikel ini bermanfaat bagi kita semua dan menambah wawasan bagi orang yang membaca artikel ini, Penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan kata dan kalimat. Sekian penutup dari Penulis, semoga berkenan di hati dan Penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Penulis: 
Rohendi
Sumber: 
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik